FOIA

Para solicitar registros de DRPT, puede dirigir su solicitud a:

Andrew Wright
600 East Main Street, Suite 2102
Richmond, VA 23219
804-241-0301
Fax: 804-225-3752
andrew.wright@drpt.virginia.gov

También puede comunicarse con ella si tiene preguntas sobre cómo solicitar registros de DRPT. Además, el Consejo Asesor de Libertad de Información está disponible para responder cualquier pregunta que pueda tener sobre la FOIA. El Consejo puede ser contactado por correo electrónico a foiacouncil@leg.state.va.us o por teléfono a 804-698-1810 o 1-866-448-4100. El formulario de comentarios públicos en línea alojado por el Consejo Asesor de Libertad de Información de Virginia se puede encontrar en http://foiacouncil.dls.virginia.gov/sample%20letters/welcome.htm.

Derechos y responsabilidades:

• Los derechos de los solicitantes y las responsabilidades del Departamento de Ferrocarriles y Transporte Público de Virginia en virtud de la Ley de Libertad de Información de Virginia. La Ley de Libertad de Información de Virginia (FOIA), ubicada en § 2.2-3700 et. del Código de Virginia, garantiza a los ciudadanos de la Commonwealth y a los representantes de los medios de comunicación el acceso a los registros públicos en poder de organismos públicos, funcionarios públicos y empleados públicos.
• Un registro público es cualquier escrito o grabación, independientemente de si se trata de un registro en papel, un archivo electrónico, una grabación de audio o video, o cualquier otro formato, que esté preparado o sea propiedad de, o esté en posesión de un organismo público o sus funcionarios, empleados o agentes en la transacción de negocios públicos. Se presume que todos los registros públicos están abiertos y solo pueden ser retenidos si se aplica una exención legal específica. DRPT mantiene registros públicos relacionados con ciertos proyectos y programas ferroviarios y de tránsito operados en el Commonwealth.
• La política de la FOIA establece que el propósito de la FOIA es fomentar el conocimiento de todas las personas sobre las actividades gubernamentales. Para promover esta política, la FOIA requiere que la ley se interprete de manera liberal para favorecer el acceso y que cualquier exención que permita denegar el uso de los registros públicos se interprete de forma limitada.

Sus derechos en virtud de la FOIA:

• Usted tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de los registros públicos que posee DRPT, o ambos.
• Tiene derecho a solicitar que los cargos por los registros solicitados se estimen por adelantado.
• Si considera que se han infringido sus derechos en virtud de la FOIA, puede presentar una petición en un tribunal distrital o de circuito para que se cumpla lo estipulado en la FOIA.

Hacer una solicitud de registros de DRPT:

• Puede aplicar registros por correo postal de EE. UU., fax, email, en persona o por teléfono. La FOIA no requiere que su solicitud sea por escrito, ni necesita indicar específicamente que está aplicar registros bajo la FOIA.
• Desde una perspectiva práctica, puede ser útil tanto para usted como para la persona que recibe su solicitud presentar su solicitud por escrito. Esto le permite crear un registro de su solicitud. También nos da una declaración clara de los registros que está solicitando para que no haya malentendidos sobre una solicitud verbal. Sin embargo, no podemos negarnos a responder a su solicitud de FOIA si decide no ponerla por escrito.
• Su solicitud debe indicar qué registros está buscando con «especificidad razonable». Esta petición alude al sentido común. No se refiere al volumen o la cantidad de registros que usted solicite y tampoco los limita; sin embargo, sí le pedimos la mayor especificación, para que podamos identificar y localizar los registros que busca.
• Su solicitud debe aplicar registros o documentos existentes. La FOIA le otorga el derecho a inspeccionar o copiar registros; no se aplica a una situación en la que usted está haciendo preguntas generales sobre el trabajo de la Agencia, ni exige que el DRPT cree un registro que no existe.
• Usted puede optar por recibir registros electrónicos en cualquier formato utilizado por DRPT en el curso regular de los negocios. Por ejemplo, si está solicitando registros mantenidos en una base de datos de Excel, puede optar por recibir esos registros electrónicamente, por correo electrónico o en un disco de computadora, o recibir una copia impresa de esos registros.
• Le informamos por escrito que los registros solicitados no se pueden encontrar o no existen (no tenemos los registros que desea). Sin embargo, si sabemos que otro organismo público tiene los registros solicitados, debemos incluir la información de contacto del otro organismo público en nuestra respuesta.
• Si tenemos preguntas sobre su solicitud, coopere con los esfuerzos del personal de DRPT para aclarar el tipo de registros que está buscando, o para intentar llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud grande. Hacer una solicitud de FOIA no es un proceso contradictorio, pero es posible que necesitemos discutir su solicitud con usted para asegurarnos de que entendemos qué registros está buscando.

 

Responsabilidades de DRPT al responder a su solicitud:

• El DRPT debe responder a su solicitud en los cinco días laborables siguientes a su recepción. Se considera “día uno” el día luego de recibir su solicitud. El periodo de cinco días no incluye fines de semana ni días festivos.
• El motivo de su solicitud de registros públicos al DRPT es irrelevante, y no podemos preguntarle por qué desea los registros antes de responder a su solicitud. No obstante, la FOIA permite al DRPT pedirle que facilite su nombre y dirección legal.
• La FOIA requiere que el DRPT haga una de las siguientes respuestas a su solicitud dentro del período de cinco días:
  1. Entregarle los registros que solicitó en su totalidad.
  2. Retenemos todos los registros que ha solicitado, porque todos los registros están sujetos a una exención legal específica. Si todos los registros están siendo retenidos, debemos enviarle una respuesta por escrito. Ese escrito debe identificar el volumen y el tema de los registros que se retienen y declarar la sección específica del Código de Virginia que nos permite retener los registros.
  3. Entregarle algunos de los registros que ha solicitado y denegarle el acceso a otros. No podemos denegarle el acceso a un registro completo si solo una parte está sujeta a exenciones. En ese caso, podemos ocultar la parte cuyo acceso está denegado y facilitarle el resto del registro. Debemos entregarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que permite que no se proporcionen partes de los documentos solicitados.
  4. Si es prácticamente imposible que DRPT responda a su solicitud dentro del período de cinco días, debemos indicarlo por escrito, explicando las condiciones que hacen imposible la respuesta. Esto nos permitirá siete días hábiles adicionales para responder a su solicitud, lo que nos dará un total de 12 días hábiles para responder a su solicitud.
• Si usted hace una solicitud de una gran cantidad de registros, y creemos que no podemos proporcionarle los registros dentro de 12 días sin interrumpir nuestras otras responsabilidades organizacionales, podemos solicitar al tribunal tiempo adicional para responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA requiere que hagamos un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con usted con respecto a la producción o los registros antes de que vayamos a la corte para solicitar más tiempo.

El Código de Virginia permite a cualquier organismo público retener ciertos registros de la divulgación pública. DRPT comúnmente retiene registros sujetos a las siguientes exenciones:

• Registros de personal (§ 2.2-3705.1 (1) del Código de Virginia)
• Registros sujetos al privilegio abogado-cliente (§ 2.2-3705.1 (2)) o producto del trabajo del abogado (§ 2.2-3705.1 (3))
• Información de propiedad exclusiva del proveedor (§ 2.2-3705.1 (6))
• Registros relacionados con la negociación y adjudicación de un contrato, antes de la adjudicación de un contrato (§ 2.2-3705.1 (12))

Costos asociados con la solicitud de FOIA

Un organismo público puede cobrar cargos razonables que no excedan el costo real incurrido para acceder, duplicar, suministrar o buscar los registros solicitados y hará todos los esfuerzos razonables para suministrar los registros solicitados al menor costo posible. Ningún organismo público impondrá honorarios o gastos superfluos, intermediarios o superfluos para recuperar los costos generales asociados con la creación o el mantenimiento de registros o la realización de las transacciones generales de los asuntos del organismo público. La tasa de duplicación cobrada por un organismo público no excederá del coste real de la duplicación. Antes de realizar una búsqueda de registros, el organismo público notificará al solicitante por escrito que el organismo público puede hacer cargos razonables que no excedan su costo real incurrido en el acceso, duplicado, suministro o búsqueda de registros solicitados y preguntar al solicitante si desea solicitar una estimación de costos antes del suministro de los registros solicitados como se establece en la subsección F de § 2.2-3704 del Código de Virginia.

Las solicitudes de FOIA deben ser respondidas sin cargo cuando la solicitud beneficie el interés público y requiera una cantidad mínima y/o razonable de tiempo del empleado y gastos de fotocopias.

Es posible que tenga que pagar por los registros que solicite a DRPT. La FOIA nos permite cobrar los costos reales de responder a las solicitudes de la FOIA.

Si estimamos que le costará más de $200 responder a su solicitud, es posible que le solicitemos que pague un depósito, que no exceda el monto de la estimación, antes de continuar con su solicitud. Los cinco días que tenemos para responder a su solicitud no incluyen el tiempo que transcurre entre el momento en que solicitamos un depósito y el momento en que usted responde.

DRPT evalúa las tarifas de acuerdo con las siguientes pautas:

• Si la solicitud de FOIA requiere aproximadamente dos horas o más de tiempo del personal, las tarifas evaluadas se basarán en el costo real de la búsqueda, recuperación y redacción de registros. La tarifa por la búsqueda, recuperación o redacción de registros no excederá el salario por hora prorrateado o el salario por hora del empleado con el pago más bajo razonablemente capaz de responder a la solicitud.
  • El salario prorrateado por hora de un empleado se determina dividiendo el salario de ese empleado por 1,950 horas (o menos si es a tiempo parcial) y multiplicando esa cifra por el número de horas necesarias para buscar, recuperar y redactar los registros solicitados.
  • Ejemplo: Si proporcionar registros requiere que un empleado con un salario anual de $50,000 cuatro horas para buscar, recuperar y redactar los registros solicitados, la tarifa asociada sería de $102.56 (50,000.00/1,950 X 4), además de los costos de fotocopias, franqueo, fax y/o dispositivos de almacenamiento electrónico.
•  Si la solicitud de FOIA requiere que se copien 100 páginas o más impresas en el anverso y el reverso, el cargo se calcularía en 10 centavos por página por cada página que supere 100.
• Si la solicitud de FOIA requiere franqueo, fax o un dispositivo electrónico de almacenamiento de datos (por ejemplo, una memoria USB), el cargo sería el costo real asociado con el proceso o dispositivo.
• Las tarifas por fotocopias, tiempo administrativo y de empleados, y franqueo, fax o dispositivos de almacenamiento electrónico se evalúan por separado y serán acumulativas.
• Al determinar si se justifica una tarifa y al calcular el monto requerido, una o más solicitudes de FOIA relacionadas de la misma persona u organización se considerarán como una sola solicitud.
• Por lo general, no se cobrarán cargos por hacer que los registros estén disponibles para su revisión, a menos que se determine que se requerirá un tiempo considerable por parte de personal capacitado para revisar los documentos con el solicitante.
• Cualquier persona que haga una solicitud de FOIA será notificada de que DRPT puede hacer cargos razonables que no excedan sus costos reales incurridos al responder a la solicitud y le preguntará al solicitante si desea solicitar una estimación de costos. DRPT proporcionará una estimación de costos si se solicita.
• Puede solicitar que calculemos por adelantado los cargos por el suministro de los registros que ha solicitado. Esto le permitirá conocer los costos por adelantado o le dará la oportunidad de modificar su solicitud en un intento de reducir los costos estimados.  Antes de que DRPT responda a una solicitud de FOIA para la cual ha solicitado una estimación de costos, debe proporcionar una respuesta a DRPT que confirme que está dispuesto a pagar para que DRPT procese la solicitud. La fecha límite de DRPT para responder se extiende por la cantidad de tiempo que tarda en aceptar pagar los costos estimados. Si los costos estimados son mayores que los costos reales, solo se le cobrarán los costos reales.
• Si nos debe dinero de una solicitud FOIA anterior que ha permanecido sin pagar durante más de 30 días, DRPT puede requerir el pago de la factura vencida antes de responder a su nueva solicitud FOIA.
• El pago de las solicitudes de FOIA debe hacerse pagadero al Departamento de Ferrocarriles y Transporte Público de Virginia. Los cheques y giros postales relacionados con una solicitud de FOIA deben enviarse a la División de Administración de DRPT y deben hacer referencia a la solicitud de FOIA asociada con el pago. El pago se depositará y acreditará a la división u oficina que proporcionó la información para responder a la solicitud de FOIA.
• Los cargos pueden ser eximidos o impuestos a discreción del Jefe de Asuntos Externos e Iniciativas Estratégicas.